As 7 principais atividades de uma boa área de Compras


VAREJO

 

Por Rubens Batista Jr, secretário geral do IBEF SP e sócio da 2B Partners Consulting.

 

 

A principal responsabilidade da área de compras é tornar realidade o posicionamento do negócio pela apropriada definição e seleção da oferta de produtos.

Essa responsabilidade primária demanda uma série de atividades a serem desempenhadas no cotidiano da área, tais como: análise das oportunidades de mercado; definição do sortimento (oferta ao cliente); seleção da base de fornecedores; avaliação de desempenho do produto e do fornecedor (venda, margem, estoque, quebra); apresentação da mercadoria no ponto de venda e abastecimento (garantir que o produto se faz presente no ponto de venda).

Diante de tamanha responsabilidade, o dia a dia da área de compras é difícil e demanda muita organização e disciplina além de criatividade e certo grau de intuição.

Em uma grande empresa onde existem vários níveis hierárquicos, as responsabilidades são divididas entre estratégicas (direção), supervisão (gerência) e execução (compradores e assistentes):

  • Por responsabilidades estratégicas entenda-se a constante avaliação de como o papel da área será afetado em razão de mudanças no mercado consumidor (comportamentais, demográficas) que por sua vez influenciem o canal de vendas (loja física ou virtual).
  •  As tarefas ligadas à supervisão estão mais relacionadas ao curto e médio prazo, envolvendo o cumprimento dos objetivos traçados para a área.
  • E, finalmente, as atividades inerentes à execução são as do cotidiano e mais imediatas, envolvendo compras, negociação, relação com fornecedores, atendimento aos canais de vendas.

A despeito da crença generalizada de que a atividade de compras é aquela de comprar e, consequentemente, negociar; essa, creio ser, a mais prazerosa das rotinas e a que se desempenha cada vez menos.

Aquela ideia que talvez ainda exista de que o comprador é uma pessoa que trabalha tão somente com base na intuição e experimentação é longe de ser, hoje, realidade. Outra ideia, igualmente errada, é que o comprador tem poder de incluir fornecedores de maneira indiscriminada.

A área de compras é, hoje, uma área gerida com base em dados estatísticos, financeiros e pesquisas. Claro que existe espaço reservado para intuição e experimentação, no entanto, cada vez menor e mais controlado. Afinal, em uma grande empresa de distribuição, é extremamente importante se obter economias de escala (volume, concentração) e escopo (menos produtos por mais canais de vendas).

 

As 7 (sete) principais atividades da área de compras são:

 

1.      Definição do Sortimento (da oferta a ser oferecida ao cliente)

Alguns aspectos importantes devem ser tomados em conta, tais como: clientes que serão atendidos (pessoa física x jurídica; classe social; região geográfica; costumes e produtos locais); o tamanho da loja, se física (espaço físico é um limitador!); quais os equipamentos de exposição existentes; e, não menos importante, quem é a concorrência e o que ela oferece.

 

2.     Seleção de Fornecedores

O objetivo seria ter um menor número de fornecedores para se obter maior poder de barganha e, consequentemente, menores custos e maior suporte do fornecedor (por tornar-se uma conta mais atrativa). Adicionalmente, um número mais enxuto de fornecedores significa menores despesas envolvendo quantidade de funcionários (compradores e assistentes) e simplificação nos controles.

No processo de seleção serão ponderados vários aspectos: participação de mercado; relação do fornecedor com a rede; preço e margem; política comercial (pedidos mínimos, “carregamento” de pedidos; tratamento de devoluções; suporte a promoções); e capacidade de expansão (para atendimento a várias unidades e regiões).

 

3.     Avaliação de Desempenho do produto e fornecedor

Essa avaliação considera os seguintes elementos: vendas; compras; margem bruta; verbas recebidas (em mercadoria e dinheiro); quebras; valor e dias de estoque; valor e dias de crédito; e nível de serviço.

 

4.    Apresentação do produto no ponto de venda

Criar uma loja com base apenas em modelos estatísticos e em privilégio da eficiência não é recomendável. Existe a necessidade de a empresa fazer escolhas e apostas, com vistas a diferenciar-se da concorrência e/ou a melhorar a rentabilidade. E a área de compras pode ajudar muito nisso.

 

5.     Abastecimento

Tanto a ruptura (falta de mercadoria) quanto o sobre-estoque (excesso de mercadoria) são reflexos de problemas de abastecimento. Cabe à área de compras suportar informações sobre os parâmetros de abastecimento, analisar estoques sem vendas há vários dias, informar problemas iminentes envolvendo fornecedores e revisar a carteira de pedidos pendentes.

 

6.    Atividades de Controle

a)     Comitê de sortimento

O Comitê é formato por representantes da área de compras; operações e logística. No âmbito do comitê são analisados os novos produtos e fornecedores a serem introduzidos, estabelecendo-se objetivos de vendas e lucros e prazo de avaliação.

b)     Visita à concorrência e lojas

Essa é uma atividade de controle “visual”. Ao visitar-se tanto a loja como a concorrência compara-se o sortimento, promoções, nível de preços e, eventualmente, descobre-se novos fornecedores.

c)      Contrato de fornecimento

Todo fornecedor deve assinar um contrato de fornecimento padrão. Tal contrato, que pode ser mais ou menos completo (e longo), deve estabelecer, além das responsabilidades de lado a lado -aquelas envolvendo o produto que são assumidas pelo fornecedor, exceção sendo feita se o produto é afetado por má armazenagem ou manipulado-, outras como: as verbas a serem pagas (e como são calculadas), a tabela de preço a ser utilizada, prazo de pagamento, tratamento das devoluções etc.

d)     Negociação anual

Nesse momento, tanto o varejista como o fornecedor discutem seus objetivos e buscam alinhamento entre eles. Dependendo da relação com o fornecedor e do desempenho desse fornecedor, a estratégia definida será aquela de reduzir sua participação, desenvolvendo outro fornecedor.

Geralmente, os fornecedores são classificados de acordo com o nível de vendas e lucros. Com base nesta classificação define-se os participantes da negociação, que pode envolver até a Presidência de ambas as empresas (varejista e fornecedor).

 

7.     Atividades “Oportunistas”

a)     Negociações táticas

Exemplos desses tipos de negociação são aquelas envolvendo a compensação (ou mesmo devolução) de estoque comprado em excesso ou uma recuperação de margem em razão de se ter acompanhado a promoção de um concorrente.

b)     “In-Out”

Essas oportunidades são decorrentes de grandes lotes de produtos, originados por descontinuação de produção, por excesso de estoque, por importação excessiva, por apreensão na receita federal etc.

A estratégia a ser utilizada, de difícil aplicação pelas grandes redes, é comprar o produto e expor sem qualquer compromisso com a manutenção desse produto posteriormente ao evento. Essa é uma oportunidade dupla de ter uma rentabilidade maior, bem como criar uma excitação (fato novo) no ponto de venda.

Grandes varejistas não fazem isso pois não possuem a flexibilidade ou autonomia para tanto. A estrutura e os processos criados para tornarem o negócio eficiente e controlado, não dá espaço para essa atividade. A sua realização é, portanto, uma exceção à regra.

Compartilhe essa página:
Facebook Twitter Plusone Linkedin Email
IBEF SP

IBEF SP

O IBEF SP é o principal núcleo do IBEF no Brasil. Se você é profissional de finanças e ainda não é associado, tire suas dúvidas e saiba como fazer parte do instituto.